Políticas y procedimientos de FACTORY PARTS & ACCESORIES S.A.S para la protección de datos personales.
La Constitución de la República de Colombia consagra el derecho de cualquier persona de conocer, actualizar y rectificar los datos personales que existan sobre ella en banco de datos o archivos de entidades públicas o privadas. Igualmente, ordena a quienes tienen datos personales de terceros respetar los derechos y garantías previstos en la Constitución cuando se recolecta, trata y circula esa clase de información. FACTORY PARTS & ACCESORIES S.A.S. En el desarrollo de su objeto social, ha venido realizando almacenamiento y utilización de datos personales de sus clientes, empleados y aliados comerciales (proveedores), datos que se encuentran protegidos bajo el derecho fundamental de hábeas data consagrado en la Constitución Política de Colombia y en la Ley 1581 de 2012 que buscan garantizar a todas las personas el poder de decisión y control sobre su información privada. . En atención a lo anterior, con el objetivo de dar adecuado manejo a los datos personales de terceros FACTORY PARTS & ACCESORIES S.A.S, obliga a los responsables y encargados del tratamiento de datos personales a “adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos”.
Estas políticas son de obligatorio y estricto cumplimiento por parte de todos los empleados de FACTORY PARTS & ACCESORIES S.A.S y de los terceros que obran en nombre de la empresa. Todos deben analizarlas y respetarlas en el cumplimiento de sus funciones. En los casos en que no exista vínculo laboral se deberá incluir una cláusula contractual para que quienes obren en nombre de la empresa y así se obliguen a cumplirlas.
Preguntas frecuentes respecto a la protección de sus datos personales:
¿Cómo FACTORY PARTS & ACCESORIES S.A.S reúne su información?
Factory Parts & Accesories S.A.S solamente reúne sus datos personales cuando usted los proporciona en forma directa.
Si usted se encuentra relacionado en alguna de nuestras bases de datos es porque ha tenido o mantiene una relación comercial con o con nuestra empresa.
¿Cómo FACTORY PARTS & ACCESORIES S.A.S. utiliza su información?
La información por usted proporcionada a FACTORY PARTS & ACCESORIES S.A.Stiene como finalidad el desarrollo del objeto social de la compañía, como está escrita en el Aviso de Privacidad, lo cual incluye pero no se limita a fines informativos, de notificación y contacto al cliente para la verificación en centrales de riesgo, aspectos contables de nómina, y demás aplicables a cada uno de los titulares.
¿Cómo desea que se utilice la información?
Al proporcionar sus datos personales, usted está autorizando automáticamente a FACTORY PARTS & ACCESORIES S.A.S utilizarlos de acuerdo con esta Política de Seguridad y Privacidad. Si no está de acuerdo con la propuesta de usted podrá limitar su uso o solicitar la supresión escribiendo al correo protecciondatosfactory@gmail.com. A través de la línea 581-15-55 o mediante comunicación escrita radicada en la CALLE 76 No.50 B 39 Medellín-Antioquia.
Recomendaciones generales para menores de edad. Si usted es menor de edad, solicite permiso a sus padres o tutores antes de revelar sus datos personales a cualquier persona en Internet.
1. Disposiciones generales
1.1. Objetivo
El manual tiene como objetivo establecer e informar los procedimientos, principios, políticas y mecanismos de seguridad ejecutables por la Empresa para garantizar el adecuado tratamiento de los datos personales de terceros y cumplir con lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y demás normas que de tiempo en tiempo adicionen o modifiquen la materia.
1.2. Marco jurídico
El manual fue elaborado en consideración a las disposiciones establecidas en los Artículos 15 y 20 del Capítulo I del Título II de la Constitución Política de Colombia y en la Ley 1581 de 2012, “Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales”, en especial lo previsto en el literal K) del Artículo 17, así mismo el Decreto Reglamentario 1377 de 2013.
1.3. Alcance
Esta Política de Protección de Datos Personales se aplicará a todas las Bases de Datos y/o Archivos que contengan Datos Personales que sean objeto de Tratamiento por parte de FACTORY PARTS & ACCESORIES S.A.S.
1.4 Definiciones
Conforme con lo establecido en el Artículo 3 de la Ley 1581 de 2012 y el Artículo 3 del Decreto 1337 de 2013, se tendrán como términos definidos a lo largo del presente manual los siguientes:
Dato público: es el dato calificado como tal según los mandatos de la Ley o de la Constitución Política y aquel que no sea semiprivado, privado o sensible. Son públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio, a su calidad de comerciante o de servidor público y aquellos que puedan obtenerse sin reserva alguna. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales, sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
Dato semiprivado: es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no solo a su titular, sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general.
Dato privado: es el dato que por su naturaleza íntima o reservada solo es relevante para el titular.
Datos sensibles: se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promuevan intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
Transferencia: la transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra fuera o dentro del país.
Transmisión: tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia, cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.
Tratamiento: cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
Titular: persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.
Base de datos: conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
Responsable del tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros decida sobre la base de datos o el tratamiento de los datos.
Encargado del tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.
Aviso de Privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus Datos Personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las Políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
Adicionalmente, se tendrán como términos definidos los siguientes:
Consumidor (cliente): persona natural o contacto que adquiere, utiliza o potencialmente adquiriría los productos comercializados y distribuidos por la empresa.
Empleado o exempleado: persona natural con la cual la Empresa tiene o tuvo en algún momento una relación laboral de forma directa o a través de empresas de servicios temporales o cooperativas de trabajo asociado.
Proveedores: personas naturales o jurídicas independientes o asociadas a personas jurídicas con quienes FACTORY PARTS & ACCESORIES S.A.S tiene relación jurídico-comercial.
Otros públicos: personas naturales con las cuales la Empresa establece o puede llegar a establecer contacto enfocado al relacionamiento de la Empresa.
1.5 Principio Para El Tratamiento De Los Datos Personales.
De conformidad con el artículo 4 de la Ley 1581 del 2013, los principios que rigen el TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES son: a) Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: El Tratamiento a que se refiere la ley 1581 es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen. b) Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular. c) Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento. d) Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error. e) Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable o del Encargado, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan. f) Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la presente ley. g) Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento a que se refiere la presente ley, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. h) Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la presente ley y en los términos de la misma.
1.6. Vigencia
El manual aplicará para las bases de datos personales de las cuales las Empresa es responsable y encargada; entrará en vigencia a partir del primero (1) de abril de 2013.Las bases de datos y el manual tendrán un período de vigencia indeterminado de conformidad con la duración del objeto social de la Empresa.
2. DERECHOS DEL TITULAR
De conformidad con lo establecido en el Artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, todo titular tendrá y podrá hacer exigibles los siguientes derechos:
a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los responsables del tratamiento o encargados del tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;
b) Solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable del tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento, de conformidad con lo previsto en el Artículo 10 de la Ley 1581 de 2012;
c) Ser informado por el responsable del tratamiento o el encargado del tratamiento, previa solicitud, respecto al uso que le han dado a sus datos personales;
d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen;
e) Revocar la autorización o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el tratamiento el responsable o encargado ha incurrido en conductas contrarias a la Ley y a la Constitución;
f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento. La lista anterior debe entenderse de manera enunciativa y no limitativa pues se entienden por derechos del titular todos aquellos conferidos por la legislación colombiana y las normas internacionales de aplicación en el país.
3. DEBERES Y OBLIGACIONES DE FACTORY PARTS & ACCESORIES S.A.S
En atención a que en la Empresa concurren las calidades de responsable del tratamiento y encargado del tratamiento, le corresponde el cumplimiento de los deberes previstos para cada uno así:
3.1. Deberes como responsable:
De conformidad con lo establecido en el Artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, el responsable está obligado a cumplir con los siguientes deberes:
a) Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;
b) Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la Ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular;
c) Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada;
d) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
e) Garantizar que la información que se suministre al encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible;
f) Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al encargado del tratamiento todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada;
g) Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al encargado del tratamiento;
h) Suministrar al encargado del tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la Ley;
i) Exigir al encargado del tratamiento, en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular;
j) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la Ley;
k) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de lo previsto en la Ley 1581 de 2012 y, en especial, para la atención de consultas y reclamos;
l) Informar al encargado del tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo;
m) Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos;
n) Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares;
o) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
3.2 Deberes como encargado:
De conformidad con lo establecido en el Artículo 18 de la Ley 1581 de 2012, el encargado está obligado a cumplir con los siguientes deberes:
a) Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;
b) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
c) Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos establecidos por la Ley;
d) Actualizar la información reportada por los responsables del tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo;
e) Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los titulares en los términos señalados en la Ley;
f) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los titulares;
g) Registrar en la base de datos la leyenda «reclamo en trámite» en la forma en que se regula en la presente ley;
h) Insertar en la base de datos la leyenda «información en discusión judicial» una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal;
i) Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio;
j) Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella;
k) Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares;
l) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
4. Tratamiento de la información
4.1. Canales de captura
A continuación se enuncian y definen los mecanismos a través de los cuales la Empresa realiza la recolección de datos personales.
4.1.1. Escrito: es el medio a través del cual de manera física y presencial la Empresa, en el desarrollo de su objeto social, realizará la recolección de datos personales.
4.1.2. Virtual: Utilizando medios tecnológicos no presenciales como la página web, correo electronico, se realizará la recolección de datos personales, bajo la aceptación de los términos y condiciones.
4.2. Campos de captura de la información
En desarrollo de los principios de protección de hábeas data, la recolección de datos personales se realizará limitándose a aquellos que son pertinentes en el desarrollo del objeto social de la empresa.
4.3. AUTORIZACIÓN DE DATOS
A efectos de llevar a cabo los fines anteriormente mencionados , FACTORY PARTS & ACCESORIES S.A.S requiere de manera libre, previa ,expresa y debidamente informada de la autorización por parte de los titulares de los datos y para ello ha dispuesto mecanismos idóneos garantizando para cada caso que sea posible verificar el otorgamiento de dicha autorización. La misma podrá constar en cualquier medio, bien sea un documento físico, electrónico o en cualquier formato que garantice su posterior
consulta a través de herramientas técnicas, tecnológicas y desarrollos de seguridad informática. La autorización es una declaración que informa al titular de los datos la siguiente información:
● Quien es el responsable o encargado de recopilar la información
● Datos recopilados
● Finalidades del tratamiento
● Procedimiento para el ejercicio de los derechos de acceso, corrección, actualización o supresión de datos
● Información sobre recolección de datos sensibles
DATOS RECOLECTADOS ANTES DE LA EXPEDICIÓN DEL DECRETO 1377 DE 2013
Para efectos de dar cumplimiento a lo dispuesto en el artículo 9º de la Ley 1581 de 2012, los Responsables del tratamiento de datos personales establecerán mecanismos para obtener la Autorización de los titulares o de quien se encuentre legitimado en los términos de la Ley. Estos mecanismos podrán ser predeterminados a través de medios técnicos que faciliten al titular su manifestación automatizada. La Autorización podrá otorgarse conforme a alguna de las siguientes opciones: (i) Por escrito, (ii) De forma verbal o (iii) Mediante conductas inequívocas que permitan concluir que otorgó su autorización. Cualquiera que sea el mecanismo utilizado porFACTORY PARTS & ACCESORIES S.A.S, es necesario que la autorización se conserve para poder ser consultada con posterioridad.
4.3.1 AUTORIZACION PARA DATOS RECOLECTADOS ANTES DE LA VIGENCIA DE ESTE MANUAL
Para los datos personales recolectados antes de la vigencia de este manual, FACTORY PARTS & ACCESORIES SAS solicitará la autorización de los titulares para continuar con el tratamiento de sus datos personales a través de sus canales de captura habilitados, así como para poner en conocimiento de estos las políticas de tratamiento de la información y el modo de ejercer sus derechos.
Si en el término de treinta (30) días hábiles, contados a partir de la solicitud de autorización para continuar con el tratamiento del dato personal ya recolectado, el titular no ha contactado a FACTORY PARTS & ACCESORIES S.A.S para solicitar la supresión de sus datos personales, la Empresa podrá continuar realizando el tratamiento de los datos contenidos en sus bases de datos para las finalidades indicadas en este manual.
CASOS EN LOS CUALES FACTORY PARTS & ACCESORIES S.A.S NO REQUIERE AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE LOS DATOS QUE TENGA EN SU PODER
* Cuando la información sea solicitada a la compañía por una entidad pública o administrativa que esté actuando en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
* Cuando se trate de datos de naturaleza pública debido a que éstos no son protegidos por el ámbito de aplicación de la norma.
* Eventos de urgencia médica o sanitaria debidamente comprobadas.
* En aquellos eventos donde la información sea autorizada por la ley para cumplir con fines históricos, estadísticos y científicos.
Cuando se trate de datos relacionados con el registro civil de las personas debido a que ésta información no es considerada como un dato de naturaleza privada.
5. DISPOSICIONES ESPECIALES PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE NATURALEZA SENSIBLE.
De acuerdo con la Ley de Protección de Datos Personales, se consideran como datos de naturaleza sensible aquellos que afectan la intimidad o cuyo uso indebido puede generar discriminación, tales como los relacionados con : Origen racial o étnico. Orientación política.
Convicciones religiosas / filosóficas. Pertenencia a sindicatos, a organizaciones sociales, a organizaciones de derechos humanos o a partidos políticos. Salud. Vida sexual. Datos biométricos (como la huella dactilar, la firma y la foto). El Tratamiento de los Datos Personales de naturaleza sensible está prohibido por la ley, salvo que se cuente con autorización expresa, previa e informada del Titular, entre otras excepciones consagradas en el Artículo 6º de la Ley 1581 de 2012. En este caso, además de cumplir con los requisitos establecidos para la autorización, FACTORY PARTS & ACCESORIES S.A.S. Deberá: Informar al Titular que por tratarse de datos sensibles no está obligado a autorizar su Tratamiento. Informar al Titular cuáles de los datos que serán objeto de Tratamiento son sensibles y la finalidad del Tratamiento. IMPORTANTE: Ninguna actividad podrá condicionarse a que el Titular suministre Datos Personales sensibles.
6. DISPOSICIONES ESPECIALES PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES.
Según lo dispuesto por el Artículo 7º de la Ley 1581 de 2012 y el artículo 12 del Decreto 1377 de 2013, FACTORY PARTS & ACCESORIES SAS. Sólo realizará el Tratamiento, esto es, la recolección, almacenamiento, uso, circulación y/o supresión de Datos Personales correspondientes a niños, niñas y adolescentes, siempre y cuando este Tratamiento responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes y asegure el respeto de sus derechos fundamentales. Cumplidos los anteriores requisitos, FACTORY PARTS & ACCESORIES S.A.S. Deberá obtener la Autorización del representante legal del niño, niña o adolescente, previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.
7. INFORMACIÓN OBTENIDA EN FORMA PASIVA
Cuando se acceda o utilicen los servicios contenidos dentro de los sitios web de FACTORY PARTS & ACCESORIES S.A.S., ésta podrá recopilar información en forma pasiva a través de tecnologías para el manejo de la información, tales como “cookies”, a través de los cuales se recolecta información acerca del hardware y el software del equipo, dirección IP, tipo de explorador, sistema operativo, nombre de dominio, tiempo de acceso y las direcciones de los sitios web de procedencia; mediante el uso de éstas herramientas no se recolectan directamente Datos Personales de los usuarios. También se recopilará información acerca de las páginas que la persona visita con mayor frecuencia en estos sitios web a efectos de conocer sus hábitos de navegación. No obstante, el usuario de los sitios web de FACTORY PARTS & ACCESORIES S.A.S. Tiene la posibilidad de configurar el funcionamiento de las “cookies”, de acuerdo con las opciones de su navegador de internet.
8. FINALIDADES EN LA CAPTURA, USO Y TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
FACTORY PARTS & ACCESORIES SAS. En el desarrollo de su objeto social y sus relaciones con terceros, entiéndase por estos consumidores (clientes), empleados, exempleados, proveedores, entre otros; recopila constantemente datos para llevar a cabo diversas finalidades y usos dentro de los cuales se pueden enmarcar: ●CLIENTES: Se obtendrán datos como razón social, rut, dirección, teléfono, correo electrónico Fines administrativos, comerciales, promocionales, informativos, mercadeo y ventas. Promoción, marketing, publicidad, atención de reclamaciones, solicitud de propuestas y cotizaciones, datos de cobranza, gestión de cartera y tesorería.
●PROVEEDORES: Se obtendrán datos como razón social, rut, dirección, teléfono, correo electrónico, con fines administrativos, para realizar procesos de compras, mercadeo, publicidad, solicitud de cotizaciones y realizar pagos respectivos. Etc.
●EMPLEADOS y EX EMPLEADOS: Datos de hoja de vida con fines administrativos, informativos, nóminas, prestaciones sociales, prevención de riesgos laborales, seguridad social Etc.
● Búsqueda de un conocimiento más cercano con todos sus consumidores (clientes), proveedores, empleados En relación con lo anterior, FACTORY PARTS & ACCESORIES S.A.S podrá ejecutar las siguientes acciones:
-Obtener, almacenar, compilar, intercambiar, actualizar, recolectar, procesar, reproducir y/o disponer de los datos o información parcial o total de aquellos titulares que le otorguen la debida autorización en los términos exigidos por la ley y en los formatos que para cada caso estime convenientes.
-Clasificar, ordenar, separar la información suministrada por el titular de los datos. Política Manejo de Información y Datos Personales
-Efectuar investigaciones, comparar, verificar y validar los datos que obtenga en debida forma con centrales de riesgo crediticio con las cuales se tengan relaciones comerciales.
-Extender la información que obtenga en los términos de la ley de habeas data, a las personas con las que contrata los servicios de captura, almacenamiento y manejo de sus bases de datos previas las debidas autorizaciones que en ese sentido obtenga.
-Estrategias de sensibilización acerca del motociclismo, invitación a eventos, actualización de datos.
9. SEGURIDAD DE LOS DATOS PERSONALES
FACTORY PARTS & ACCESORIES S.A.S aplicará las mejores prácticas y pondrá disposición los mecanismos y las acciones tendientes y necesarias que garanticen la seguridad, discreción y confidencialidad de la información que reposa en la base de datos personales, estableciendo los mecanismos para la validación de identidad de usuarios. Del mismo modo la empresa cuenta con criterios de verificación para que solamente personal autorizado acceda a la información y para ello son responsables ante FACTORY PARTS & ACCESORIES S.A.S y los terceros por el uso indebido o negligente de sus claves.
El cuidado de los datos personales de terceros tiene las medidas de seguridad que usa e implementa para su propia información cumpliendo adecuadamente con las obligaciones legales de protección de la información de terceros.
10. ATENCION Y RESPUESTA A PETICIONES Y CONSULTAS
10.1. CONSULTAS.
El Titular o sus causahabientes, podrán solicitar aFACTORY PARTS & ACCESORIES S.A.S a través de los medios indicados más adelante lo siguiente:
Información sobre los Datos Personales del Titular que son objeto de Tratamiento. Solicitar prueba de la autorización otorgada a FACTORY PARTS & ACCESORIES S.A.S. para el Tratamiento de sus Datos Personales. Información respecto del uso que se le ha dado por FACTORY PARTS & ACCESORIES SAS. a sus datos personales.
La consulta podrá formularse a través de los siguientes canales:
– Correo electrónico: protecciondatosfactory@gmail.com
– Solicitud enviada a Calle 76 No. 50 B 39 Medellín-Antioquia
Atención y respuesta por parte de la empresa.
La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles, contados a partir de la fecha de recibo de la misma en su domicilio principal o del registro de su solicitud en los canales de atención previamente señalados. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y
señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
10.2 ATENCION Y RESPUESTA A QUEJAS Y RECLAMOS.
¿En qué consiste el trámite? El Titular o sus causahabientes, podrán solicitar a FACTORY PARTS & ACCESORIES S.A.S, a través de una queja o reclamo presentado mediante los canales indicados más adelante debe incluir lo siguiente:
Identificación del titular,
Descripción de los hechos que dan lugar al reclamo,
Dirección de notificaciones y respuestas y los documentos o pruebas que se quiera hacer valer. Puede solicitar:
La corrección o actualización de la información.
La supresión de sus Datos Personales o la revocatoria de la autorización otorgada para el Tratamiento de los mismos.
Que se subsane o corrija el presunto incumplimiento a cualquiera de los deberes contenidos en la Ley de Protección de Datos Personales. Medios habilitados para la presentación de quejas y reclamos:FACTORY PARTS & ACCESORIES S.A.S. Ha dispuesto los siguientes medios para la recepción y atención de quejas y reclamos, los cuales permiten conservar prueba de su presentación:
– Correo electrónico: protecciondatosfactory@gmail.com
– Solicitud enviada a Calle 76 No. 50 B 39 Medellín-Antioquia
Atención y Respuesta por parte de la empresa
10.3 Si el reclamo resulta incompleto, FACTORY PARTS & ACCESORIES S.A.Sdeberá requerir al interesado dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
En el caso en que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, se dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
10.4 Una vez recibido el reclamo completo, el registro asociado al titular pasará a un estado inactivo y se incluirá en la base de datos una leyenda que diga «reclamo en trámite», además, tendrá asociado un registro de solicitud del cliente, tipo reclamo, que permita observar el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda se mantendrá hasta que el reclamo sea decidido.
10.5 El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
11. TRANSFERENCIA, TRANSMISIÓN Y REVELACIÓN DE DATOS PERSONALES.
FACTORY PARTS & ACCESORIES SAS. Proporcionará información de datos personales a otros países que cuenten con niveles de seguridad y confidencialidad iguales o superiores a los fijados por la Superintendencia de industria y comercio de Colombia. La empresa respeta la normatividad legal que lo regula y se compromete a informar a los terceros, los parámetros bajo los cuales se han concedido la autorización, haciendo claridad en que solo podrán hacer uso de dichos datos mientras la actividad comercial se encuentre en operación y/o contractual y exclusivamente para los usos definidos por la empresa.
12. LEGISLACIÓN APLICABLE.
Esta Política de Protección de Datos Personales, el Aviso de Privacidad y el Formato de Autorización que hace parte de esta Política como Anexo 1 y 2, se rigen por lo dispuesto en la legislación vigente sobre protección de los Datos Personales a los que se refieren el Artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, la Ley 1266 de 2008, la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013, el Decreto 1727 de 2009 y demás normas que las modifiquen, deroguen o sustituyan.
13. VIGENCIA.
Esta Política de Protección de Datos Personales está vigente desde el 17 de abril de 2013. Las bases de datos y el manual tendrán un periodo de vigencia indeterminado de conformidad con la duración del objeto social de la empresa.
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FACTORY PARTS & ACCESORIES SAS
Nit. 900.420.346-1